arrow btn arrow right arrow left chevron mouse pulser checkmark date calendar

Agrifac versnelt time-to-market met Supply Chain Platform

22 september 2015

De plannen van Agrifac plant manager Frank Jan Evers laten niets aan duidelijkheid te wensen over: “Over vijf jaar sturen we hier met de handen over elkaar onze fabriek aan.” Evers doet zijn ideeën over de inrichting van de toeleveringsketen graag uit de doeken. Op IT-gebied krijgt hij bij de uitrol van zijn plannen ondersteuning van TradeCloud, een innovatief B2B supply chain platform.

De omslag bij Agrifac Machinery, fabrikant van landbouwspuiten en bietenrooiers, is in de afgelopen paar jaar groot geweest. Het bedrijf is door Evers en zijn team omgebouwd van een onderneming die zo goed mogelijk aan de wensen van zijn klanten wilde voldoen, naar een producent die de keten probeert aan te sturen. Het doel is zelfs om de klant zo te beïnvloeden dat deze automatisch bestellingen plaatst wanneer er een nieuwe machine of onderdeel nodig is. De sleutel tot succes in dit verhaal is de afdeling inkoop, althans, het wegnemen van de overbodige werkzaamheden van deze afdeling. “We hadden er genoeg van om veel werkzaamheden te verrichten die elders in de keten ook al waren gedaan. Denk aan orderhandling en het aanpassen van prijzen. Dat is administratieve rompslomp, zoals het bijhouden van intrastat-codes en pakbonregistratie. Dat wilden we automatiseren.”

Ergernis

Geprikkeld door ergernis ging Evers aan de slag. Een belangrijk doel van hem was om de time-to-market te verkorten, zodat Agrifac sneller kan reageren op een veranderende marktvraag of spoedorders. Nadenkend over hoe de verandering tot stand te brengen kwam hij in contact met Tonnis de Boer van TradeCloud. Hij startte het gesprek met de woorden “We gaan stoppen met operationeel inkopen”. De ontmoeting van de heren vond in augustus 2013 plaats en inmiddels zijn de eerste belangrijks stappen gezet. De belangrijkste verandering die beide partijen willen realiseren is, dat communicatie tussen Agrifac enerzijds en toeleveranciers en klanten anderzijds naadloos verloopt via een portal.

Agrifac:
“Over vijf jaar sturen we hier met de handen over elkaar onze fabriek aan.” 

Voorbeelden van een soepele data-uitwisseling en het samenwerken van partners in de B2C-markt op het gebied ven e-commerce zijn er te over. “Daarentegen is er in de B2B-markt nog veel te halen. Gechargeerd gezegd hangt hier bij Agrifac alles wat we doen van toeleveranciers aan elkaar. Dus dienen we onze organisatie daarop in te richten. Die stap hebben we inmiddels gezet en het einde van de interne optimalisatie is wel zo’n beetje in zicht”, aldus Evers. Hij vervolgt: “De optimalisatieslag die nog te maken is, bevindt zich buiten de muren van ons bedrijf.” Intern bedraagt de besparing op orderhandling volgens de plant manager ongeveer 25 procent.

Succesvol

De ambitie van Agrifac is om stevig verder te groeien. De onderneming zag zijn omzet sinds 2007 verviervoudigen. ‘Lean manufacturing’, of althans een aantal ingrediënten van dit gedachtengoed, hebben ervoor gezorgd dat de voorraadpositie niet te groot is geworden. Inkoophandelingen zijn grotendeels geautomatiseerd, waardoor de afdeling ondanks de enorme omzetgroei gelijk is gebleven. Evers: “Eerder lag in de maakindustrie de nadruk op kostenbesparingen, nu is het belangrijk om korte lead-times te hebben en is het time-to-market wat je succesvol kan maken. En om dat te bereiken is het nodig om de keten aan elkaar te breien.”

TradeCloud:
"We maken het mogelijk om informatie uit een bestaand ERP-systeem te delen met leveranciers."

Het is precies op dat punt, waarbij software nodig is als koppeling om de keten aan elkaar te koppelen, waar TradeCloud en Agrifac elkaar hebben gevonden. De site manager wil logistieke informatie met partners delen. “We willen leveranciers vooraf informeren over wat we gaan produceren (forecast) en we willen alle competenties in een portal samenvoegen. We moeten kunnen zien of een leverancier kan leveren en continu zicht op de planning hebben. Twintig jaar geleden was techniek hierbij de bottleneck, nu geeft het zicht op de keten.” De Boer van TradeCloud: “Wat wij hebben gedaan met ons platform, is onze visie op supply chain integratie verkocht. We maken het mogelijk om informatie uit een bestaand ERP-systeem te delen met leveranciers. Het communiceren over inkooporders gebeurt inmiddels geautomatiseerd. Het enige wat de leveranciers van Agrifac nog dienen te doen is een automatisch aangemaakte inkooporder te bevestigen.” Het overgrote deel van de toeleveranciers is al gekoppeld aan dit portal.

Leverbetrouwbaarheid

Het automatiseren van de inkoopactiviteiten is een behoorlijke gedachtewijziging. Zeker voor een bedrijf in een, als wat conservatief bekend staande, branche als die van de landbouwmachines. Dat realiseert Evers zich maar al te goed, toch zegt hij volle kracht verder te gaan met het uitwerken van zijn plannen. “Mijn idee achter het delen van inkooporders is als volgt. Leveranciers bevestigen dat ze een order voor onderdelen kunnen afhandelen en schieten de benodigde info in het systeem. Daarmee beschikken wij over betrouwbare leveranciersdata. Dat verbetert overigens ook onze leverbetrouwbaarheid, de forecast, etc.” Agrifac voedt de dagplanning met de data uit de portal. “We zijn dus afgestapt van inkoopbeheer en overgegaan naar het bekend maken van onze materiaalbehoefte. Komt er vanuit een leverancier een bevestiging, dan krijgt deze een geautomatiseerde inkooporder.” In feite is het volgens Evers de afdeling verkoop die nu accuraat met de forecast van de leveranciers omgaat. Daarbij plant verkoop op basis van verwachtingen of orders en inkoop verzorgt de leveranciersselectie.
De plant manager wil nog een stap verder gaan door de klanten van Agrifac min of meer de toeleveranciers van de machineproducent te laten besturen. “Sterker nog, ik wil zover gaan dat als een van onze klanten er tachtig procent zeker van is dat hij een machine koopt, dat wij de order aannemen. Grote klanten zouden dan via een eigen configurator orders zelf in ons systeem kunnen plaatsen.”

Direct naar productielijn

De ambitie is groot en de eerste stappen zijn gezet naar verdere groei van de onderneming. De TradeCloud portal speelt in de uitwisseling van de orderdata een grote rol, maar heeft – en dat is misschien nog wel belangrijker meent Evers – het inzicht in wat er gaande is vergroot. “Niet bevestigde orders zien we nu bijvoorbeeld ook als te laat, eerder slechts bevestigde orders. De invloed van late bevestigingen is zodoende erg goed zichtbaar, wat allerlei belletjes tot gevolg heeft richting toeleveranciers. Dat proberen we te verminderen.” Als de portal volledig is gevuld met inkooporders, zien de toeleveranciers van Agrifac, veelal groothandels, precies hoeveel artikelen ze aan de producent leveren, de prijzen en de levertijden. Daar zijn zelfs tekeningen aan toe te voegen. Een volgende stap isdat leveranciers ook hun eigen pakbon in het systeem zetten, waarna voor Agrifac ook precies zichtbaar is wanneer welke colli wordt geleverd. “Producten kunnen vervolgens het magazijn overslaan en direct naar de productielijn. Deze efficiënte manier van werken kan veel onnodige voorraad besparen, verwacht ik. Het lukt misschien wel om ook bij de toeleverancier kapitaal te besparen. Ik realiseer me dat dit vertrouwen vergt, maar ik weet ook dat we al een eind op de goede weg zijn”, aldus Evers.

Sluiten