Blog24.03.2020
Door: Lindsay Hopmans

Coronavirus en commerciële contracten: overleg en dossiervorming noodzakelijk

Enkele weken geleden leek het coronavirus een Chinees probleem. Hooguit een probleem voor Nederlandse bedrijven die zaken deden met Chinese toeleveranciers of daar zelf productie hadden. Inmiddels is het coronavirus een pandemie en wordt de hele wereld er door geraakt. Ook in Nederland komt het bedrijfsleven nu snel stil te liggen. Je hoeft niemand meer uit te leggen dat je bedrijfsvoering door het coronavirus wordt geraakt.

Vaak onduidelijkheid over juridische uitkomst

Lindsay 660 vierkant_1.jpgBij commerciële contracten is het de vraag wie de kosten en schade gaat betalen. Het is niet altijd mogelijk om daar op korte termijn juridische duidelijkheid over te krijgen. Vaak is een beroep op overmacht/force majeure mogelijk. Zie mijn eerdere blog. Denk er om dat dit niet meer geldt voor de offertes die je nu uitbrengt of de afgelopen 2 weken hebt uitgebracht. Zie daarvoor mijn tweede blog over coronavirus. Als de Nederlandse wet geldt kun je je als leverancier verder nog beroepen op onvoorziene omstandigheden. Zo nodig moet je dan aan de rechter vragen lopende overeenkomsten te wijzigen. Die heeft daar voorlopig geen tijd en capaciteit voor.

Waarschuwingsplicht

In alle situaties geldt dat je niet alleen je eigen belangen, maar ook de belangen van je contractspartners goed moet bewaken. Een algemene e-mail aan de klanten om hen voor de lopende orders te waarschuwen voor mogelijke vertraging is een absolute 'must'. Als je daar te lang mee wacht kan een klant stellen dat hij op tijdige levering heeft mogen vertrouwen. Daarvoor kan deze voorbeeldtekst worden gebruikt:

DOWNLOAD DE VOORBEELDTEKST *

* Exclusief voor FME-leden met een ledenlogin.

Daarnaast geldt een schadebeperkingsplicht, zowel voor leveranciers als voor klanten. Door de waarschuwing kan een klant anticiperen op de latere levering en de nodige maatregelen nemen om zijn schade te beperken. Dat is ook zijn verplichting naar jou toe als leverancier. En ook als je je kunt beroepen op overmacht/force majeure moet je zoeken naar alternatieven en oplossingen om de schade en kosten voor de klant toch zoveel mogelijk te beperken en daarover overleg voeren met de klant.

Nieuwe afspraken maken beste optie

De beste optie is om nieuwe afspraken met de klant te maken. Afspraken dus die in de plaats komen van de eerdere afspraken. En ga er niet vanuit dat het coronavirus en zijn impact op het bedrijfsleven over enkele weken wel voorbij zullen zijn. Zorg dus dat je nieuwe levertijden flexibel zijn en dus kunnen worden doorgeschoven in de tijd, als dat noodzakelijk is. Houd ook rekening met kostenstijgingen en beding zo nodig dat je de prijs daar later op kunt aanpassen.

Dossiervorming noodzakelijk

Je rekent wellicht op begrip van je zakelijke relaties. Houd er rekening mee dat de rekening voor kosten en schade straks toch bij jou wordt neergelegd en dat jij dan op zijn minst moet kunnen uitleggen waarom jij je verplichtingen niet hebt kunnen nakomen. Uitval van medewerkers en de maatregelen die nu door nationale overheden worden getroffen kunnen onoverkomelijke problemen hebben opgeleverd voor de tijdige uitvoering van orders, maar vanaf welke datum, in welke mate en tot wanneer? Over enkele weken kun je dit misschien niet meer achterhalen en aantonen.

Houd dagelijks logboek bij

Ons advies is daarom om alle blokkades, verboden en andere problemen waar je in je bedrijfsvoering tegenaan loopt en die gevolgen kunnen hebben voor de tijdige nakoming van orders consequent en op dagelijkse basis in een logboek vast te leggen. Verzamel en bewaar ook zoveel mogelijk bewijsmateriaal van elk probleem. Of dat nu maatregelen zijn van de Duitse, Belgische of Nederlandse overheid, uitval van essentiële toeleveranciers of filevorming aan een grens in verband met controles.

Communiceer met je klant

Directe communicatie over die problemen met de klant is daarnaast essentieel en ook bewijs van die communicatie. Bewaar daarom alle e-mails en bevestig alle mondelinge en telefonische overleggen over vertraging en afspraken met de klant ook meteen met een e-mail.

Heb je vragen? Neem dan contact met me op.

Meer weten?
Lindsay HopmansAdvocaat